Przetwarzanie danych osobowych za pomocą urządzeń wideo cz. 4

Nawiązując do ubiegłotygodniowego bloga, kontynuuję przegląd dobrych praktyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych przy wykorzystaniu różnego rodzaju kamer. Podstawą dla dzisiejszych rozważań, poza RODO[1], są Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD)[2].

Prawa osób fizycznych

Na wstępie należy wyraźnie podkreślić, iż wszystkie uprawnienia przewidziane w RODO, znajdują zastosowanie do przetwarzania danych przy wykorzystaniu urządzeń rejestrujących obraz. W związku z tym, w szczególności zachęcam do zapoznania się z treścią art. 15-21 RODO.

Jednakże ze względu na charakter przetwarzania danych podczas korzystania np. z monitoringu, niektóre z owych praw wymagają nieco obszerniejszego wyjaśnienia.

a) Prawo dostępu do danych

Nie ulega wątpliwości, że na podstawie art. 15 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać od administratora potwierdzenie, czy jej dane osobowe są przetwarzane. W przypadku monitoringu należy rozróżnić jednak dwie sytuacje. Jeżeli rejestrowany materiał nie jest w żaden sposób utrwalany i przechowywany, a służy jedynie obserwacji „live”, po złożeniu stosownego wniosku przez osobę uprawnioną Administrator może poinformować, że dane nie są już przetwarzane.

Jeżeli natomiast dane są przetwarzane na chwilę złożenia wniosku (np. magazynowane na dysku, przesyłane do chmury), osoba uprawniona powinna uzyskać dostęp i wszelkie informacje zgodnie z art. 15 RODO. Mimo to, należy wziąć pod uwagę pewne ograniczenia wynikające bezpośrednio z przepisów rozporządzenia.

l Na podstawie art. 15 ust. 3 RODO, osoba której dotyczą przetwarzane dane ma prawo otrzymać kopię materiału, na którym została utrwalona. Z kolei ust. 4 stanowi, że „Prawo do uzyskania kopii, o której mowa w ust. 3, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.” Należy zatem rozważyć, czy na przedmiotowym nagraniu występują również inne osoby, możliwe do zidentyfikowania np. z uwagi na wysoką rozdzielczość materiału. Nie może to być jednak traktowane jako wymówka do odmowy przekazania kopii. Jeżeli istnieje możliwość zamaskowania lub rozmycia pozostałych osób albo wyodrębnienia osoby występującej z wnioskiem, trzeba jej żądanie rozpatrzeć pozytywnie.

l Art. 11 ust. 2 RODO – niemożność zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą

Jeżeli Administrator nie jest fizycznie w stanie odnaleźć osoby wnioskującej lub jej odnalezienie wśród nagranego materiału wiązałoby się z nadmiernymi trudnościami (np. z uwagi na ilość materiału), może uchylić się od udostępnienia danych, informując o tym daną osobę. Aby maksymalnie pomóc Administratorowi w identyfikacji, osoba powinna wskazać, w obszar której kamery weszła i kiedy to nastąpiło. W przypadku gdy Administrator potrzebowałby innych informacji, powinien o tym fakcie poinformować. Jeśli mimo tego, Administrator wykaże, iż nie może zidentyfikować danej osoby, powinien przedstawić jej informacje takie jak obszar monitorowania, rodzaj kamer używanych w określonym czasie itp., dzięki którym osobie tej zostanie zapewniona możliwość ustalenia jakie dane osobowe były lub mogły być przetworzone.

l Warto pamiętać także o art. 12 ust. 5 RODO. Umożliwia on: 1) odmowę zadośćuczynieniu wnioskowi, gdy ten ma charakter ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny, w szczególności ze względu na swój ustawiczny i powtarzający się charakter bądź też 2) pobranie stosownej opłaty. Administrator musi jednak pamiętać, że odmowa lub żądanie opłaty powinny być należycie uzasadnione.

b) Prawo do usunięcia danych, Prawo do sprzeciwu

Podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej, z obu przedmiotowych praw można skorzystać przede wszystkim, gdy kamery, poza monitorowaniem w czasie rzeczywistym, magazynują zarejestrowany obraz. Z prawa do usunięcia danych można skorzystać jeżeli wystąpi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO, przy jednoczesnym braku przesłanek wyłączających taką konieczność, ujętych w art. 17 ust. 3 RODO. Podstawą do usunięcia danych występuje przykładowo gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, dane były przetwarzane niezgodnie z prawem lub gdy zgoda na przetwarzanie została cofnięta. Jeżeli zaś takie nagrania zostałyby udostępnione podmiotom trzecim (np. poprzez streaming online), na Administratorze ciąży obowiązek dołożenia starań, by ów materiał wideo został usunięty przez podmioty, które uzyskały  do niego dostęp.

W celu zaprezentowania schematu korzystania z prawa do usunięcia danych, EROD przytoczyła sytuację, która mogłaby się wydarzyć w sklepie spożywczym, dotkniętym aktem wandalizmu. W celu zapobieżenia kolejnym, zastosowano monitoring wejścia do sklepu. Przechodzień zarejestrowany przez kamerę poprosił o usunięcie jego danych osobowych. Ponieważ przedmiotowy materiał filmowy nie spełnia już celu, dla którego został pierwotnie zapisany (w czasie, gdy przechodzień został zarejestrowany, nie doszło do wandalizmu), nie ma uzasadnionego interesu w przechowywaniu danych, które byłyby nadrzędne w stosunku do interesów przechodnia. W związku z tym Administrator musi usunąć nagranie.

Prawo do sprzeciwu aktualizuje się w momencie prowadzenia monitoringu na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub gdy wykonuje on zadania w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO). Osoba, która występuje ze sprzeciwem musi wykazać, że występuje w jej przypadku szczególna sytuacja uzasadniająca sprzeciw. O ile Administrator nie udowodni istnienia nadrzędnych interesów wobec praw i interesów wnioskodawcy, przetwarzanie musi zostać zakończone (art. 21 RODO). W efekcie, brak uzasadnionych interesów Administratora zezwala na prowadzenie monitoringu jeżeli może on zostać natychmiast przerwany na wniosek/sprzeciw osoby fizycznej lub monitorowany obszar jest ograniczony w sposób umożliwiający odebranie zgody od osoby wstępującej na dany obszar.

Obowiązki informacyjne

Na chwilę obecną oczywistym jest, że osoby objęte monitoringiem lub innym rodzajem nagrywania powinny być należycie poinformowane o takim fakcie zgodnie z art. 13 RODO. EROD stoi na stanowisku, że ze względu na ilość danych, które muszą być przekazane na podstawie tego przepisu, biorąc jednocześnie pod uwagę skuteczność informacji, najrozsądniejszym rozwiązaniem jest stosowanie „dwuwarstwowej” metody informacyjnej. Pierwsza warstwa danych obowiązkowych przekazywana jest bezpośrednio na znaku/piktogramie w niedalekiej odległości od kamery. Druga natomiast może być udostępniona w innej formie.

a) znak informacyjny

EROD wskazuje, że znaki powinny zostać umieszczone w miarę możliwości na poziomie oczu, przy wejściach na obszar objęty monitorowaniem. Nie ma przy tym konieczności dokładnego określania położenia kamery, jeżeli nie zachodzą wątpliwości, jakiego obszaru monitoring dotyczy. Najważniejszym jest, by osoba, której wizerunek może zostać uchwycony, miała możliwość samodzielnego oszacowania jaki teren jest objęty działaniem kamery.

Na znakach powinny znaleźć się informacje o samym wykorzystywaniu monitoringu, jego celach, tożsamości Administratora, podstawach prawnych przetwarzania oraz prawach przysługujących osobom, których dane mogą zostać zarejestrowane. Ponadto należy zawrzeć dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych (jeżeli występują) oraz wskazówki, gdzie znajduje się druga warstwa informacji. Co więcej, znak powinien zawierać wszelkie informacje nietypowe. Mogą to być na przykład informacje o przekazywaniu danych podmiotom trzecim lub okres przechowywania danych. Jeśli taka wiadomość nie zostanie podana, uznaje się, że monitoring prowadzony jest wyłącznie na żywo.

Druga warstwa informacji

Informacje dodatkowe (bądź wszelkie informacje zebrane w integralną całość) również powinny zaleźć się w łatwo dostępnym miejscu. Warstwa ta może przybrać np. formę arkusza, ulotki, plakatu umieszczonego w punkcie informacyjnym, recepcji, kasie, sekretariacie, portierni itd. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby takie dane zostały umieszczone na stronie internetowej lub przekazywane telefonicznie. Ważne, aby odniesienie do drugiej warstwy znalazło się na znakach informacyjnych. EROD rekomenduje dodatkowo, by drugą warstwę umieszczono się w miejscu nieobjętym działaniem kamer, aby umożliwić zapoznanie się ze stosownymi informacjami bez konieczności pozostawania na obszarze obserwowanym. Kluczem do zapewnienia zgodności z przepisami RODO jest wyposażenie osób, których dane są przetwarzane we wszystkie informacje przewidziane w art. 13 RODO.

Podsumowanie

Jak można zauważyć, przetwarzanie danych osobowych za pośrednictwem urządzeń wideo nie odbiega znacząco od innych rodzajów przetwarzania. Trzeba jednak wziąć pod uwagę charakterystyczne aspekty, aby pozostało ono w pełni zgodne z wymogami RODO. Liczę, że niniejsza analiza Wytycznych EROD, choć trochę pomogła przy podejmowaniu decyzji czy rozpocząć korzystanie z urządzeń rejestrujących wizerunek bądź też w jaki sposób ich używać, by nie narazić się na negatywne konsekwencje.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

[2] https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-32019-processing-personal-data-through-video_en