KRS-owskie dylematy byłych członków stowarzyszenia

W jednym z ostatnich blogów przypominałam Państwu o konieczności rozpoczęcia działań zmierzających do przeprowadzenia wyborów organów stowarzyszeń czy fundacji w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 czerwca 2023 r. w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego. W dzisiejszym blogu odniosę się do wybranych kwestii związanych ze zmianą składu zarządu stowarzyszenia.

Okres, na jaki dana osoba została powołana w skład zarządu stowarzyszenia, określa się mianem kadencji. Mandat członka zarządu może jednak wygasnąć także przed upływem kadencji. Stanie się tak w przypadku śmierci lub odwołania. Członek zarządu może również zrezygnować z zajmowanego stanowiska. Rezygnacja stanowi jednostronną czynność prawną i sprowadza się do złożenia stosownego oświadczenia woli. Szczegóły w tym zakresie powinien określać statut stowarzyszenia (art. 10 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2020 r. poz. 2261).

Zdarza się jednak (i nie są to przypadki sporadyczne), że dana osoba zrezygnowała z pełnienia funkcji członka zarządu stowarzyszenia, ale i tak (mimo znacznego upływu czasu) w Krajowym Rejestrze Sądowym nadal widnieją jej dane. Jakie są tego przyczyny i jakie działania można podjąć w tym zakresie? O Tym w dzisiejszym wpisie.

Oczywiście, co bardzo często jest podkreślane w tekstach pojawiających się na portalu - do każdego przypadku należy podejść indywidualnie i dokonać jego analizy biorąc pod uwagę oprócz przepisów prawa o stowarzyszeniach – najważniejszy dokument w stowarzyszeniu, tj. jego statut.

Osoby wybrane do władz pełnią swoją funkcję od momentu wyboru, a nie wpisu do KRS. Zatem to nowo wybrany zarząd podpisuje wniosek do KRS o zmianę danych. Dlaczego mimo podjęcia uchwały o zmianie składu zarządu stowarzyszenia w KRS-ie nadal widnieją dane osób uprzednio wchodzących w skład zarządu?

Organizacje pozarządowe zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają obowiązek zgłaszać dane dotyczące składu zarządu oraz organu kontroli (jeśli taki organ jest) po tym, jak zostanie dokonana jakaś zmiana (np. zmienią się osoby, lub osoby zmienią funkcje). Informację taka należy przekazać do KRS w ciągu 7 dni (dołączając dokumenty, które tę zmianę potwierdzają). Należy pamiętać, że od 1 lipca 2021 r. wszystkie organizacje prowadzące działalność gospodarczą, takie które już są zarejestrowane i te, które powstają składają dokumenty o rejestrację, zmiany albo wykreślenie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych.

Orzecznictwo sądowe oraz piśmiennictwo prawne rozróżnia (ze względu na skutki) dwa rodzaje wpisów do KRS: wpis o charakterze konstytutywnym oraz wpis deklaratoryjny. Wpis konstytutywny można inaczej nazwać prawotwórczym, stanowiącym. Wpis ten oznacza, że dokonanie wpisu do KRS tworzy stan prawny. Tak jest w przypadku rejestracji stowarzyszenia. Wpis deklaratoryjny można inaczej nazwać stwierdzającym (a nie stanowiącym). Taki wpis informuje o zaistnieniu jakiejś sytuacji, czyli jest następstwem zdarzenia – nie ma mocy prawotwórczej, a jedynie ma odzwierciedlać stan faktyczny w danej organizacji. Taki charakter ma wpis informujący o osobach będących we władzach organizacji. To uchwała o wyborze ma moc prawotwórczą, a nie fakt uwidocznienia w KRS, bo wpis do KRS jest dopiero następstwem wyboru.

Jak stwierdził NSA w jednym ze swoich orzeczeń, które można odnieść do sytuacji prawnej stowarzyszenia: ,,Uchwała w sprawie powołania członka zarządu spółki wywołuje skutki z chwilą podjęcia, a nie z chwilą zarejestrowania w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wpis ten ma jedynie charakter deklaratywny i nie decyduje o tym, czy dana osoba jest, czy nie jest członkiem zarządu. Zatem, objęcie funkcji przez osobę powołaną do zarządu spółki nie zależy od okoliczności wpisu do rejestru. […] Wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym ma charakter deklaratoryjny i nie jest decydujący w rozstrzygnięciu o tym czy osoba jest członkiem zarządu. Uchwała w sprawie powołania członka zarządu spółki wywołuje skutki z chwilą podjęcia, nie z chwilą jego rejestracji. Członkiem zarządu będzie ten, kto został prawidłowo powołany do organu, a jego członkostwo w organie wygasa na skutek ustania mandatu. W przypadku powstania sporu konieczne jest wytoczenie powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały. W przypadku braku stwierdzenia nieważności osoba pełniąca funkcję członka zarządu odpowiada za zobowiązania podatkowe spółki, niezależnie od jej wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego”[1].

Zgodnie z art. 20a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 685), wniosek o wpis sąd rejestrowy rozpoznaje nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. W ustawie o KRS został jednak określony instrukcyjny termin dla sądów dotyczący rozpoznawania wniosku, a to w praktyce oznacza, że rozpatrzenie wniosku może trwać dłużej, w zależności od tego, jak sąd jest obciążony sprawami. Terminy instrukcyjne nie rodzą konsekwencji prawnych dla sędziów, którzy w tym samym czasie rozpatrują wiele spraw. Jeżeli jednak minęło 1- 2 miesiące, a w KRS-ie nie widać zgłaszanych zmian, ani nie otrzymano z sądu np. wniosku o uzupełnienie dokumentacji.  czyli termin instrukcyjny sądu już dawno minął, warto rozważyć skierowanie zapytania do sądu w sprawie złożonego wniosku.

Zgodnie z art. 17 o KRS-ie, istnieje domniemanie, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Należy jednak mieć na uwadze, że w 2022 r. było kilka awarii systemu informatycznego obsługującego wydziały rejestrowe co skutkuje znaczącym wydłużeniem czasu rozpoznawania spraw przez sądy rejestrowe, a tym samym mogą zaistnieć sytuacje, że wiele podmiotów, które dokonało np. zmian w składzie zarządu czy też podjęło decyzję o likwidacji podmiotu nie uzyskało jeszcze wpisów w KRS-ie.

Inną sytuacją, z której wynika brak wykazania zmian we wpisie w KRS-ie może być brak zgłoszenia tychże zmian do KRS-u przez podmioty zobowiązane do tego. Wielokrotnie spotkałam się z sytuacją, kiedy członkowie zarządu nie zgłosili zmian do KRS bo: zapomnieli tego dokonać czy też stwierdzili, że nie wiedzieli, że należy takiej czynności dokonać.

Ponieważ były członek zarządu nie ma już legitymacji do reprezentowania stowarzyszenia (powołanie/odwołanie z funkcji jest skuteczne od momentu podjęcia uchwały), nie może samodzielnie złożyć wniosku o wykreślenie jego danych z rejestru. Może jednak złożyć do sądu pismo, w którym wskaże, że stowarzyszenie nie złożyło wniosku o jego wykreślenie, przedstawiając dodatkowo sądowi uchwałę odwołującą go z danej funkcji. W ten sposób wskaże sądowi dowód na niezgodność wpisu ze stanem rzeczywistym. W takiej sytuacji sąd z urzędu wszczyna postępowanie przymuszające na podstawie art. 24 ustawy o KRS, pod warunkiem, że minął termin, w którym zarząd powinien zgłosić zmiany. Niekiedy sąd przed wszczęciem postępowania przymuszającego wysyła do stowarzyszenia pismo o konieczności aktualizacji danych pod rygorem wszczęcia postępowania (o czym szerzej w dalszej części wpisu).

Skutkiem naruszenia siedmiodniowego terminu będzie powstanie możliwości wszczęcia przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego, o którym mowa w art. 24 ustawy o KRS. Nie ma zagrożenia, że dokonane, a niezgłoszone w terminie siedmiu dni czynności podlegające ujawnieniu w KRS staną się przez samo naruszenie tego terminu nieważne czy bezskuteczne. Takie rozwiązania mogą przewidywać jednak przepisy materialne odpowiadające konkretnej czynności.

W art. 24 ustawy o KRS ustawodawca przewidział instytucję tzw. postępowania przymuszającego. Zgodnie z powyższym przepisem, sąd rejestrowy, w przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis obowiązkowych danych nie został złożony, powinien wezwać zobowiązane osoby do zgłoszenia zmian pod rygorem nałożenia grzywny, a w przypadku bezskuteczności wezwania – nałożyć grzywnę. Warunkiem koniecznym jest powzięcie przez Sąd decyzji o niedopełnieniu przez stowarzyszenie danego obowiązku.

Ustawodawca wskazał odrębne przesłanki do wszczęcia postępowania przymuszającego:

• nie został złożony wymagany wniosek o wpis, mimo upływu terminu do jego złożenia;
• nie został złożony do akt rejestrowych wymagany dokument, mimo upływu terminu do jego złożenia;
• osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie.

Możliwe etapy postępowania przymuszającego:

• wezwanie (wszczęcie postępowania przymuszającego następuje na skutek wydania przez sąd rejestrowy niezaskarżalnego postanowienia wzywającego osoby obowiązane do złożenia wniosku/dokumentu do spełnienia tego obowiązku pod rygorem nałożenia grzywny, wyznaczający do tego ustawowo określony termin 7 dni);
• grzywna i ponowne wezwanie (w razie braku reakcji osób obowiązanych do wykonania czynności rejestrowej na doręczone wezwanie, sąd w drodze postanowienia nakłada grzywnę na każdą z obowiązanych osób. Sąd rejestrowy w ramach prowadzonego postępowania przymuszającego wymierza grzywnę na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych z pominięciem art. 1053 k.p.c. tj. zamian grzywny na areszt. W przypadku wykonania czynności przez osoby zobowiązane lub umorzenia postępowania grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu);
• ponawianie grzywny (wrazie braku reakcji wezwanych sąd jest uprawniony do wielokrotnego nakładania grzywien);
• odstąpienie od postępowania przymuszającego;
• umorzenie postępowania przymuszającego;
• wszczęcie na nowo postępowania przymuszającego;
• wpis/wykreślenie danych z urzędu;
• zakończenie postępowania przymuszającego.

Zakończenie postępowania przymuszającego następuje wraz z jego umorzeniem. Umorzenie następuje w razie:

• spełnienia obowiązku rejestrowego;
• usprawiedliwienia okoliczności jego niespełnienia;
• stwierdzenia bezcelowości wszczęcia postępowania w trakcie jego prowadzenia;
• wraz z uprawomocnieniem się postępowania o wpisie lub wykreśleniu danych
  z urzędu[2].

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Oprócz zmian w KRS-ie nalży pamiętać o dokonaniu odpowiednich zmian w CRBR. Informacje zgłoszone do CRBR muszą być aktualizowane w terminie 14 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do KRS, w terminie 14 dni od dnia ich dokonania.

Jak wskazywałam na wstępie – każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie, a w razie wątpliwości skonsultować sprawę z prawnikiem, który może pomóc uniknąć potencjalnych problemów prawnych w przyszłości i zagwarantować zgodność działań stowarzyszenia z obowiązującym prawem.

[1] Wyrok NSA z 14.05.2019 r., II FSK 1832/17, LEX nr 2677248.

[2] Zob. Ł. Zamojski [w:] Krajowy Rejestr Sądowy. Komentarz, wyd. II, LEX/el. 2023, art. 24.